ヘキサ日記 Blog

 

2017年10月31日

ToDoリスト

お久しぶりです、ナカムラです。
みなさんは、ToDoリストというものを使っていますか?
仕事をなさっている方なら、メモ帳などを含め様々な形で自分なりのToDoリストを用いて、タスク管理をされている事と思います

 

思い返せば私がToDoリストを用い始めたのは中学2年生の頃。
自分の記憶力だけで覚えておくことの限界を知った私は、先生からの連絡事項や指示などをメモ帳に記録するようになりました
中学生に似つかわしくないその様子は、職員室でも話題になっていたそうです

 

当時はToDoリストという名称さえ知らないままアナログのタスク管理をしていましたが、デジタル機器が身近になってからは、GoogleのToDoリストと連携できるスマホアプリや、他人とのタスク共有ができるTrello、普段業務で使っているチャットツールに連動しているタスク管理機能など、いろんなToDoリストを活用してきました
自分にとってベストなタスク管理ツールを探していたわけですが、結局今はExcelでのタスク管理に落ち着いています。
”こんな機能が欲しい!”となった時に、関数やマクロでなんとかできる点を気に入ってます

 

詳細説明は省きますが、パッと見のイメージは次のような感じです(クリックで拡大できます)。

全体イメージ

 

今のところ、自分がタスク管理ツールに求めている機能は、次のようなものです。

 

  • アクション期日変更が簡単にできる事。
    アクション期日とは私の造語です。
    タスクの最終締め切りではなく、そのタスクを進めるにあたって次に行動を起こすべき予定日を、アクション期日と呼んでToDoリストに明記するようにしています。
    できれば今日の内に済ませておきたかったけど、急な用事が入ったのでアクション期日を明日に変更したい…!という事は結構頻繁に起こるので、期日変更を小さな手間で行える機能は必須です。
  • アクション期日を変更可能なタスクと、必ずその日に完了しないといけないタスクの区別を設定できること。
    ちょこまか期日変更をしていると、いつの間にか最終締め切りを過ぎてた!なんてことにならないように、その日に絶対にやらないといけないタスクの区別がつくようにしています。
  • 休日、祝日、私用による休みなどを設定する事が可能で、アクション期日をその日に変更しようとすると警告が表示される事。
  • 後から見たときに、どのタスクにどの程度の時間を費やしていたのか、統計的に確認できる事。
    1つの作業に区切りがつくたびに、それにどれくらいの時間従事していたのかを記録するようにしています。
    あまり厳密にやっているわけではないですが、後から自分が何で忙しかったのかを振り返る為の参考にしています。
  • 粒度の異なるタスクを一元管理できること。
    何日~何カ月にもわたって行うタスクと、ちょっと誰かに連絡を行うような備忘録程度のタスク、毎日/毎週/毎月/定期的に行うタスクを一元管理できることも重要です。
  • 直近(今日、明日~1週間程度)のタスクとしてどんなものがあるかが表示され、作業負荷の高い日が一目で分かる事。
    その日その日がバタバタしないように、予め作業負荷が高い日を把握して、事前にタスクの平均化に努められるようにしています。外部から、急な差し込み作業や相談対応が入ることの多い自分には、この機能が必須でした。次のスクリーンショットのように、作業負荷の高い日は赤いマークが表示されるようにしています。

    上の例では明日の予定が多くなっているので、優先低めのタスクを確認した上で後日に回して、次のように負荷を分散しました。

 

 

上で挙げた例とは逆に、一般のToDoリストツールにはありがちだけど、自分にとって優先の低い機能は次のようなものです。

 

  • 異なる端末での、ToDoリスト内容共有。
    Excelでのタスク管理を行っているのはあくまで仕事のみ。プライベートのタスク管理は、GoogleのToDoリストで間に合わせてます。
    前者の方が圧倒的にタスクの種類も量も多いですから、それに適したツールを使っているという状態です。
  • 締切間際に知らせてくれる機能
    あったら便利そうな機能ですが、あまり自分は必要としていません。
    締め切りを待たずにできるだけ早く作業を進めておくスタイルの人には、こういった機能は不要だと思います。

 

20131203_separater

 

ToDoリストツールは、それを利用しさえすれば作業を漏れなく進められるというものではありません。それを使う側も、それなりの利用姿勢を保たないと、あまり効果が上がらないものです。
自分がToDoリストを使う上で心掛けている事は、次のようなものです。

 

  • すぐに解決しないタスクに関して、最低限「次のアクションとして何を行うか」を明記しておく。
    これにより、ToDoリスト上の対象タスクを見ただけで、次何をすべきだったかを明確に思い出せます。
    50を超えるオーダーのマルチタスクをこなす時に、最もストレスになるのが
    「このタスクはどこまで進んでて、次は何をやればいいんだっけ?
    と、思い出す作業ですから。
  • 他の人に任せたタスクも、自分のタスクとして扱い、ToDoリストから消さない。
    共同作業を行う上で避けられないのが、誰か他の人に作業をお願いする、という行為です。
    この時、バトンを他の人に渡しているからという理由で、自分のToDoリストから削除するのはNGです。
    また、ただひたすらその人からの完了報告を待ち続けるのもNGです。
    私の場合は、他の人に任せたタスクについては、”数日後を期日としてリマインドを行い、進捗を確認する”という次のアクションをメモし、引き続き自分のタスクのまま保持するようにしています。

 

どんなToDoリストを使っているとしても、最低限この2つだけは自分の意識でなんとかしなければならない所だと思います。
Todo管理なんて面倒くさい!と思っている方も、この2つだけでも実践してみると、仕事の精度が上がると思いますよ


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