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HEXA BLOGその他ライフハック2020.2.18

2つの集中モードを使い分けよう!

こんにちは。アシスタントプロデューサーのくろねこです。

みなさんは勉強や仕事で集中したいのに、あれもやらなきゃこれもやらなきゃと焦ったり、
余計な雑念にとらわれてしまったり、ついつい違うことをやってしまってやらなきゃいけないことを満足にできなかったということはありませんか?
きっと誰もが経験していることではないかと思います。

頭を雑念に占拠されている状態を「モンキーマインド」というそうです。
猿たちがうるさく騒ぎまくったり木の枝から枝へ飛び回る様子を例えた言葉で、
次々と思考が切り替わるため思考力を消費し脳が疲れやすくなってしまう状態だそうです。
こうなると深く集中して考えることができないため、創造や洞察、意思決定など集中力が必要な作業がしにくくなってしまいます。
「人は一度集中を切らすと、それを元に戻すのに23分かかる」らしく、
思考がどんどん切り替わってしまうと効率性や生産性を発揮することが難しくなってしまうというわけですね。

諸説ありますが人の創造性が発揮されやすいのは午前中だそうです。
じゃあこの時間に深く集中して資料や企画書を作ろうしても、
メールやチャットの返信、電話、会議、突発的な仕事、雑用などをしているとそれも難しかったりします。
一つのことだけに集中できればいいのですがそうもいかないことも多いですよね。
ではどうすれば無駄に思考力を消耗せずに効率的に作業をして生産性を上げられるのか?
あれもやらなきゃこれもやらなきゃ考えることがいっぱいで頭がゴチャゴチャしているという状態から抜けだしたい!雑念にとらわれず集中したい!
そんな思いから日々色々と調べたり聞いたりした中から、自分なりに実践している方法を今回は紹介したいと思います。

 

【2つの集中モードを使い分ける!】
脳には2つの集中モードがあるそうです。
前述のメールやチャットの返信、電話、会議、突発的な仕事、雑用などを浅い集中でスピード感を持ってフットワーク軽くこなすモード。
そしてもう一つが戦略や計画立案、仕組み作りや振り返り、資料や企画書の作成など深く集中して創造性を発揮するモード。
この「浅い集中とスピード感」、「深い集中と創造性」の2つのモードをうまく使いわけることができれば生産性を上げていけるかと思います。

あるあるなのが「浅い集中とスピード感」のモードのまま様々な対応に追われて時間がなくなってしまうパターンです。
結果的に重要な作業の着手が遅れて納期ギリギリだったり煮詰めることができなかったり…汗
これを回避するにはやはり作業の優先順位をつけることが一番かと思います。
優先順位をつけるためにはまずはタスクを洗い出す必要がありますね。
タスクを書き出したりツールを利用するなどして視覚化しスケジュールを明確に設定します。
この時点で緊急性が高くスピード感を持って取り組むべき作業と、深く考えて取り組むべき作業とで大きく分けることができます。
深く考えて取り組むべき作業だけど時間がない…なんて時もあったりしますが、
とにかく優先順位をつけることで何から始めてどう時間を確保するかを考えることができるようになります。
どう考えてもスケジュールを確保できないことがあらかじめ分かっている作業は、引き受けずに断ることも必要かもしれませんね。

そして多くの作業をするマルチタスクはまとめられるものはまとめて思考の切り替えを減らすようにするといいです。
報告や確認が必要な作業はその都度ではなく一度にまとめることで手間を減らす。
メールやチャットも逐一の確認じゃなくて後でまとめて見る、電話も後でまとめて折り返すようにするなど。
とはいえリアルタイムな反応を求められることも多いので臨機応変ではありますが…笑
ちなみに2分くらいで片付く作業は後回しにせずすぐやるようにしています。

そしてパターン化をうまく活用します。
例えばメールで定型的な箇所はテンプレートやフォーマットを作っておいてそれをベースにすることで一から作成する手間を省くことができます。
あとは過去の経験からこんなケースではこう対応するなどパターン化をすることで思考力の消費を抑えることもできます。

 

●「浅い集中とスピード感」発揮するコツ
・作業の優先順位をつけてすぐにやるべきことを把握する
・そのために全てのタスクを洗いだし視覚化する
・ただし2分で終わるような作業はすぐにとりかかり終わらせる
・マルチタスクはまとめられるものはまとめてシングルタスクに近づける
・パターン化して効率化を図り思考力の消費を抑える

 

次に「深い集中と創造性」についてです。
あるあるなのはせっかく集中できる時間を確保したのに、違うことに興味や関心が移ったり雑念にとらわれて集中できない状態になることですよね。
このように集中力が続かなかったり、他のことがしたくなって飽きたという状態は脳が疲労してるサインだそうです。
脳は同じ作業の繰り返しに弱いという性質があるため飽きたという形で信号を発するらしいのです。
そんな時はキリが悪いとしても一旦作業を中断して、ストレッチをしたりオフィスを歩いて回ったり雑談をしたりお菓子を食べたりして気分転換をしましょう。

また最近読んだ『世界のエリートがやっている 最高の休息法――「脳科学×瞑想」で集中力が高まる』という本にはこう書かれていました。

 

注意力散漫、無気力、イライラなどは脳疲労のサイン。その根本的な原因は意識がつねに過去や未来ばかりに向かっていて「いまここにない」状態が慢性化していることにあります。

 

マインドフルネスによる呼吸法によって現在に意識を向ける「心の練習」をすることで疲れづらい脳を作ることが可能になるそうです。
そして様々な雑念が次々と浮かぶ思考のループに陥る「モンキーマインド」の状態になってしまうと、脳のエネルギーが膨大に消費されどんどん疲労が蓄積してしまうそうです。
この本には具体的なマインドフルネスによる呼吸法や雑念を追い出すモンキーマインドの解消法に、脳の疲労を解消する方法が多く紹介されているので興味のある方はぜひご一読ください。

「深い集中と創造性」のモードになるためには自分の内部だけでなく外部の環境を整えることも大切です。
当たり前ですが「浅い集中とスピード感」のモードでしていた作業はしないこと。
シングルタスクだけをすることです。
メールやチャットの通知は重要なもの以外はポップアップで出さない。
スマホを机の上に置いているのなら裏返して画面を見ないようにする。
通知による着信や振動も起きないように切っておくか、
そもそも机の上に置かずカバンの中など目に付かないところにしまっておくのもいいですね。

そうして深く集中し創造性を発揮できる状態になっている時に一つ気をつけていることがあります。
それは「話しかけるなオーラ」を出さないことです。
イライラしたり余裕がない雰囲気ってけっこう伝わりやすいですよね。
やはり周囲に良い影響を与えないですし、気分転換の雑談で良いアイディアが生まれたりリラックスできることもあるので、
話しかけるなオーラは出さない方がいいと思います。
とはいえ考え込んでいるとつい腕組みをしたりする心理学的な防御姿勢を取ったりしまいがちなので、気を付けるようにしたいと思います笑

 

●「深い集中と創造性」発揮するコツ
・飽きたは脳が疲れているサイン
・無理せず気分転換をして集中力を取り戻す
・シングルタスクだけにフォーカスして余計なものが入り込まない環境を作ろう
・話しかけるなオーラを出さない

 

という感じで自分なりに実践している無駄に消耗せず効率的に作業をして生産性をあげる方法をご紹介してみました。
やっぱり集中する時間と状態を作るためには全部のタスクを把握して優先順位を決めて作業を進め、
集中する時にはそれ以外のことを心の中にも周囲にも持ち込まないことが大事なのかなと思います。
働き方のスタイルは人それぞれだと思いますのであくまでも一例として参考になれば嬉しいです。

それではまた。

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